So spart man bis zu 10 kostbare Stunden pro Vermietung: Step-by-Step

Immobilienverwalter und Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen haben täglich mit zeitintensiven Arbeitsschritten im Vermietungsprozess zu tun. Dabei ist es heute durch smarte Technologie kein Problem, bis zu 10 Stunden Zeit pro Vermietung zu sparen. Hier ist eine Step-by-Step Anleitung, wie das geht.

 

Digitale Vermietung spart Zeit

 

Auch wenn einige Firmen die Notwendigkeit einer Digitalisierung der Vermietung bereits erkannt haben, ist digitales Arbeiten in der Immobilienindustrie noch nicht flächendeckend verbreitet. Viel zu oft wird noch mit manuellen Prozessen gearbeitet, Stapel von Dokumenten müssen sortiert werden oder sich auf Excel-Tabellen verlassen werden. All diese Zeitfresser kann man eliminieren, wenn man auf intelligente Software für das Vermieten und Verkaufen von Immobilien zurückgreift.

 

Unternehmen verlieren durch digitale Prozesse weniger Zeit bei administrativen Aufgaben und haben mehr Zeit für Kundenservice und neue Geschäfte. Anhand folgender Beispiele wird deutlich, wieso eine digitale Vermietung unerlässlich für ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen ist.

 

Wohnungsanzeigen: Noch nie so einfach und unkompliziert!

 

Intelligente Vermietungssoftware vereinfacht das Veröffentlichen von Wohnungsanzeigen enorm. Anzeigen lassen sich direkt in der Software erstellen, Bilder können ganz nach Bedarf bearbeiten werden. Die fertige Anzeige ist mit wenigen Klicks in allen Immobilienportalen veröffentlicht. So kann man bis zu 90 Minuten Zeit pro Anzeige einsparen.

 

Wo kommen all die Anfragen her? Interessentenmanagement vereinfachen!

 

Besonders in Großstädten gestaltet sich das Bearbeiten aller Interessenten als eine der größten Herausforderungen im Vermietungsprozess. Durchschnittlich erhält jede Immobilienanzeige ca. 100 Interessentenanfragen. Bei mehreren Portalen und Immobilien kommt so innerhalb weniger Stunden eine unfassbare Flut an Anfragen zusammen.

 

Je nach System müssen nun alle Anfragen sortiert und ausgewertet werden. Zu oft können aus Zeitgründen gar nicht alle Interessenten bearbeitet werden und es wird nur eine Auswahl von 10-30 Anfragen gelesen.

 

Digitale Vermietungssoftware ist auch hier unschlagbar: Alle Anfragen der verschiedenen Immobilienportale werden automatisch der entsprechenden Immobilie zugeordnet und können über den integrierten Chat beantwortet werden. Anhand von vorher festgelegten Anforderungen wie z.B. der Haushaltsgröße oder Beschäftigungsart, gleicht das System automatisch alle Interessenten-Profile ab und zeigt die, für die entsprechende Immobilie passendsten Mieter an.

Der Vorteil: Das System prüft alle Anfragen und zeigt schnell und einfach die passenden Interessenten an. Diese können dann mit wenigen Klicks zu einem Besichtigungstermin eingeladen werden. Durch digitale Prozesse sparen Unternehmen insgesamt 2-4 Stunden pro Vermietung beim Interessentenmanagement ein.

 

Jeder der beim Interessentenmanagement gut aufgestellt ist, kann bei Wohnungsbesichtigungen eine Menge Zeit einsparen. Wer nur 10-20 Anfragen zu einer Immobilie bearbeitet, muss großes Glück haben, in diesen auch den richtigen Bewerber zu finden. Werden alle Anfragen berücksichtigt dann kann die Anzahl von passenden Interessenten gesteigert werden. Zu oft werden bisher noch unnötige Besichtigungstermine ausgemacht, die vor allem eins kosten: Zeit.

 

Wohnungsbesichtigungen leicht gemacht!

 

Die Einladung zu einem Besichtigungstermin läuft normalerweise so ab: Der Vermieter schickt eine E-Mail mit Terminvorschlägen an die ausgewählten Interessenten. Die müssen nun den Termin entweder bestätigen oder schicken ihrerseits eine E-Mail mit Terminvorschlägen zurück. Das dadurch ein hoher Aufwand an Kommunikation entsteht ist klar. Auch hier hat Vermietungssoftware eine smarte Lösung parat.

 

Terminvorschläge werden an ausgewählte Interessenten geschickt, die den Termin dann einfach online buchen können oder einen alternativen Terminvorschlag machen können. Der Mitarbeiter der für die Terminkoordination zuständig ist spart sich das Ganze hin und her und sieht übersichtlich, welche Termine gebucht wurden und welche noch frei sind. Interessenten sind auch begeistert, da sie zu jederzeit den Termin bequem buchen können.

 

Bewerbermanagement: Ganz einfach digital!

 

Auch beim Bewerbermanagement ist eine digitale Arbeitsweise unschlagbar. Kein manuelles Verteilen von Selbstauskünften in Papier oder PDF Format und Schluss mit dem Hinterherlaufen von fehlenden Bewerberunterlagen: Innovative Vermietungssoftware hat auch diesen Schritt vereinfacht.

 

Interessenten füllen die Selbstauskunft einfach online aus, laden alle angeforderten Dokumente hoch. Eintreffende Bewerbungen werden Mitarbeitern übersichtlich angezeigt und vom Mitarbeiter geprüft. Auch die Bonitätsprüfung lässt sich dank integrierter SCHUFA-Auskunft mit 2 Klicks im System durchführen. Auch das Risiko von DSGVO Bußgeldern wird minimiert, da die Daten automatisch nach vorgegebenen Löschfristen aus dem System gelöscht werden.

 

Hat der Mitarbeiter den passenden Mieter identifiziert, dann wird der Mietvertrag automatisiert erstellt, verschickt und diesem für die elektronische Unterschrift bereitgestellt. Nach Abschluss des Vertrags können alle restlichen Bewerber und Interessenten mit wenigen Klicks mit einer personalisierten Nachricht über die Vergabe informiert werden. Es bleibt also keiner auf der Strecke, wodurch die Kundenzufriedenheit steigt und das Risiko von negativen Bewertungen minimiert wird.

 

Durch die vereinfachte Kommunikation und den online Bewerbungsprozess werden bis zu 3 Stunden Zeit eingespart und gleichzeitig durch Verzicht auf Papier ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz geleistet.

 

Übergabe und Abnahme – So einfach wie noch nie!

 

Als letzter Schritt im Vermietungsprozess erfolgt die Übergabe bzw. die Abnahme der Immobilie. Auch hier macht Vermietungssoftware den Einsatz von Papier überflüssig. Der Mitarbeiter, der die Übergabe durchführt, kann alle relevanten Daten, wie Zählerstände oder Schlüsselanzahl, mit einem Tablet oder Smartphone notieren. Fotos werden direkt im System angehängt und es wird automatisch ein Übergabeprotokoll erstellt, das beide Parteien noch vor Ort per Finger unterschreiben und anschließend als PDF per E-Mail zugesendet bekommen. Eine Nachbereitung ist nicht mehr notwendig. Auch hier spart eine intelligente digitale Arbeitsweise bis zu 40 Minuten pro Vermietung ein.

 

Die Beispiele haben es deutlich gemacht: Digitale Vermietung spart wertvolle Zeit gegenüber manuellen Prozessen. Wertvolle Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter in wichtigere Aufgaben investieren könnten.

 

Hier erfahren Sie mehr zu den Möglichkeiten der digitalen Vermietung.